Séjourner à la mer : notre checklist pour les entreprises

Checklist : à quoi faut-il être attentif ?

Planifier un séjour à la mer, c’est souvent une affaire de petits détails pratiques. Du coût total et de l’accessibilité à la salle de réunion, en passant par le temps libre et les activités. En posant les bonnes questions à l’avance, vous vous épargnez bien des frustrations par la suite.

Utilisez cette checklist lorsque vous comparez des hôtels ou que vous commencez à planifier votre séjour à la mer. Vous saurez ainsi rapidement quels éléments prendre en compte dans votre choix.

1. Regardez au-delà du prix de la chambre

Ne regardez pas uniquement le prix de la chambre, mais bien le coût total de votre séjour. Lors d’un séjour d’entreprise, plusieurs éléments viennent souvent s’ajouter. Pensez par exemple aux éléments suivants :

• Petit-déjeuner
• Salle de réunion
• Lunch ou dîner
• Parking
• Activités ou teambuilding
• Éventuelles boissons supplémentaires ou forfaits réunion

Un hôtel dont le prix de la chambre est un peu plus élevé peut finalement s’avérer un meilleur choix si vous pouvez aussi y tenir vos réunions, y manger et vous y garer. Vous évitez ainsi des déplacements supplémentaires et des frais séparés.

Notre conseil : lorsque vous comparez des hôtels, demandez toujours ce que comprend exactement le devis. « À partir de X € par personne » ne veut pas dire grand-chose si vous devez ensuite réserver cinq éléments séparément.

 

2. Choisissez un lieu facilement accessible

Pour un séjour professionnel, le lieu doit avant tout être pratique pour les participants. Un hôtel peut être idéalement situé à la côte, mais si une partie de votre groupe fait un long trajet ou ne trouve nulle part où se garer, vous n’êtes pas plus avancé. Vérifiez donc à l’avance :

• L’accessibilité en voiture
• Les possibilités de stationnement
• La distance jusqu’à la gare
• L’accessibilité pour les grands groupes ou les autocars
• La distance jusqu’à la salle de réunion ou au lieu de l’activité

Ici aussi, un conseil : mettez-vous à la place de vos participants et parcourez la journée de leur point de vue.

 

3. Tenez compte des besoins en chambres

Organiser un séjour à la mer pour un groupe implique aussi de disposer de suffisamment de chambres. Ne regardez donc pas uniquement le nombre de chambres, mais aussi leur répartition et les besoins de votre groupe. Pensez à l’avance aux points suivants :

• Chambres individuelles ou doubles
• Éventuelles préférences ou demandes spécifiques
• L’heure du check-in et du check-out
• La disponibilité des chambres sur un même site

Surtout pour les grands groupes, il est utile de mentionner ces éléments dans votre demande de devis. Vous saurez ainsi rapidement si un hôtel convient à votre groupe.

4. Vérifiez les équipements de réunion

Ce qui nous amène au point suivant. Si votre hôtel dispose aussi d’une salle de réunion, un lieu unique est souvent la solution la plus simple. Vous ne devez pas sans cesse rassembler tout le monde, organiser des déplacements ou réexpliquer à chacun où il doit se rendre.

Vérifiez à l’avance si l’hôtel dispose :

• d’une salle de réunion adaptée au nombre de participants
• du wifi et des équipements techniques nécessaires
• de la possibilité de proposer différentes dispositions de salle
• d’une offre de restauration pendant les pauses
• de possibilités de lunch ou de dîner

Mais regardez aussi au-delà de l’aspect technique. Une salle de réunion peut être parfaitement équipée et pourtant peu agréable pour y passer toute une journée. La lumière du jour, l’espace et un peu de variété font vraiment la différence.

5. Choisissez un teambuilding qui plaît à votre groupe

Comment choisir un bon teambuilding ? Le meilleur teambuilding n’est pas forcément le plus spectaculaire, mais celui auquel votre groupe aime participer.
La mer offre de nombreuses possibilités d’activités. Vous ne devez donc pas forcément réserver un programme de teambuilding entièrement élaboré. Selon votre groupe, vous pouvez par exemple penser à :

• Une promenade ou une balade à vélo
• Une activité sur la plage
• Un atelier en groupe
• Une activité culinaire
• Une activité sportive
• …

Posez-vous surtout la question : cela convient-il à nos collaborateurs ? Une activité sportive à 16 h après une journée complète de réunions ne sera pas un succès auprès de chaque groupe. Parfois, une activité plus calme est justement le meilleur choix.

Notre conseil : demandez à l’avance à quelques collègues ce qui leur ferait plaisir.

 

6. Laissez de la place dans votre planning

L’un de nos conseils les plus importants : vous ne devez pas prévoir une activité pour chaque heure de votre séjour.

Lorsque les entreprises organisent un séjour à la mer, le réflexe est parfois de remplir complètement le planning. Réunion, lunch, teambuilding, dîner, activité en soirée… et on recommence le lendemain matin.

C’est pourquoi nous plaidons volontiers pour un peu de temps libre ! Une simple promenade sur la digue, un verre entre collègues ou juste un moment pour passer par sa chambre peut être tout aussi agréable qu’une activité strictement organisée.

Mais n’y aura-t-il pas trop peu d’activités au programme ? Probablement pas. Même lorsque vous organisez un séjour à la mer, vous ne devez pas remplir chaque moment.

Prévoyez volontairement un planning un peu plus souple. Avec un groupe, rien ne se passe presque jamais exactement comme prévu. Quelqu’un arrive un peu plus tard, la réunion déborde de dix minutes, l’autocar est garé ailleurs ou tout le monde veut repasser par sa chambre après le lunch. Ce sont de petites choses, mais avec un groupe, elles s’additionnent vite.

Pensez donc à un bon équilibre dans votre planning :

Réunion → pause → activité → temps libre → repas ensemble

Au lieu de :

Réunion → réunion → activité → dîner → activité → encore autre chose

 

Quelles informations transmettre à l’hôtel à l’avance ?

Plus votre demande est claire, plus l’hôtel peut facilement réfléchir avec vous. Veillez à communiquer au minimum les informations suivantes :

• Date souhaitée : moment d’arrivée et de départ
• Nombre de participants
• Nombre et type de chambres souhaités
• Moments de réunion souhaités
• Repas
• Éventuelles activités
• Besoins en stationnement
• Éventuelles demandes spécifiques

L’hôtel peut ainsi facilement évaluer ce qui est possible pour votre séjour à la mer.

Notre conseil : précisez aussi quel type de groupe vous êtes. Un groupe scolaire n’a pas les mêmes besoins qu’un groupe de 80 collègues lors d’un week-end du personnel.

 

Pourquoi choisir Belgian Coast Hotels ?

Chez Belgian Coast Hotels, vous pouvez séjourner à la mer, organiser vos réunions et profiter ensemble dans différents établissements de la côte belge. Vous choisissez ainsi l’hôtel qui convient le mieux en fonction de votre groupe, de votre programme et de votre budget.

D’une petite réunion avec nuitée à un événement d’entreprise plus important avec plusieurs chambres, salles de réunion et activités : l’essentiel, c’est que les différents éléments s’accordent bien entre eux.

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